Invenza

Voor ondernemers · Stap 5 van 8

Factuur maken en finaliseren

Maak een verkoopfactuur, voeg een artikelregel toe en finaliseer en verstuur ze via Peppol.

Een factuur maak je in drie stappen: klant kiezen, artikelregels toevoegen, finaliseren en versturen. Zolang je niet finaliseert, blijft je factuur een concept dat je vrij kunt aanpassen.

De factuur opstellen

  1. Klik in het menu op Factuur Overzicht.
    Tik linksboven op ☰ en kies Factuur Overzicht.

  2. Klik rechtsboven op de plusknop.
    Tik op de blauwe plusknop boven de lijst.
    Het formulier Factuur Maken opent.

    Het lege formulier Factuur Maken met de blokken Factuurinfo en Artikelregels
    Het lege formulier Factuur Maken met de blokken Factuurinfo en Artikelregels
    Factuurdatum en vervaldatum staan al ingevuld; het factuurnummer wordt pas bij het finaliseren berekend.

  3. Laat Type op Factuur staan.

  4. Kies je klant bij Klant. Het adres, het btw-nummer en het e-mailadres van je klant verschijnen eronder. Staat je klant op het Peppol-netwerk, dan zie je ook de melding Klant is geregistreerd bij Peppol.

    Het factuurformulier met een gekozen klant, de melding Klant is geregistreerd bij Peppol en een kaartje met zijn adres, btw-nummer en e-mailadres
    Het factuurformulier met een gekozen klant, de melding Klant is geregistreerd bij Peppol en een kaartje met zijn adres, btw-nummer en e-mailadres
    Onder het klantveld meldt Invenza of je klant op het Peppol-netwerk staat.
  5. Onder Artikelregels staat nog geen regel. Klik op Artikel toevoegen: het venster Factuurregel toevoegen opent. Kies een artikel uit je artikelbeheer of vul zelf een omschrijving in, vul Aantal en Prijs in en klik op Toevoegen.
    Onder Artikelregels staat nog geen regel. Tik op Artikel toevoegen: het venster Factuurregel toevoegen opent. Kies een artikel uit je artikelbeheer of vul zelf een omschrijving in, vul Aantal en Prijs in en tik op Toevoegen.
    Het factuurformulier met één artikelregel en de bedragen Subtotaal, Btw en Totaal
    Het factuurformulier met één artikelregel en de bedragen Subtotaal, Btw en Totaal
    Per regel zie je het totaal met en zonder btw; onderaan staan Subtotaal, Btw en Totaal.

  6. Wil je later verder werken, klik of tik dan onderaan op Opslaan om de factuur als concept te bewaren.

Wil je eerst zien hoe je factuur eruitziet, klik dan onderaan op Voorbeeld.

Finaliseren en versturen

Finaliseren maakt je factuur definitief en verstuurt ze. In Invenza hoort daar altijd een verzendkanaal bij. Bij een Belgische bedrijfsklant is dat Versturen via Peppol: de factuur gaat dan rechtstreeks naar het Peppol-netwerk van je klant.

  1. Klik of tik onderaan het formulier op Finaliseren. Het venster Verzendopties opent.

  2. Controleer de verzendopties. Versturen via Peppol staat al aan en kun je niet uitzetten: Peppol is verplicht voor Belgische bedrijfsklanten. Versturen via e-mail kun je er desgewenst bij aanvinken.

    Het venster Verzendopties met de keuze Versturen via e-mail uit, Versturen via Peppol aangevinkt met de uitleg dat Peppol verplicht is voor Belgische bedrijfsklanten, en de knoppen Annuleren en Finaliseren
    Het venster Verzendopties met de keuze Versturen via e-mail uit, Versturen via Peppol aangevinkt met de uitleg dat Peppol verplicht is voor Belgische bedrijfsklanten, en de knoppen Annuleren en Finaliseren
    Voor een Belgische bedrijfsklant staat Versturen via Peppol vast aan; e-mail is een extra keuze.

  3. Klik of tik in het venster op Finaliseren om te bevestigen. Met Annuleren keer je terug naar je concept.

Je factuur vertrekt via Peppol en staat bovenaan in Factuur Overzicht. Het factuurnummer (INV- gevolgd door het jaar en een volgnummer) wordt kort na het finaliseren toegekend; tot dan toont het overzicht nog geen nummer.

Het factuuroverzicht met bovenaan de zonet gefinaliseerde factuur met de status Gefinaliseerd en de betaling Onbetaald
Het factuuroverzicht met bovenaan de zonet gefinaliseerde factuur met de status Gefinaliseerd en de betaling Onbetaald
De gefinaliseerde factuur staat bovenaan met de status Gefinaliseerd; het factuurnummer verschijnt zodra het toegekend is.

Na het verzenden loopt de status op: eerst Gefinaliseerd, daarna Wacht op aflevering of Verzonden terwijl de factuur onderweg is, en Afgeleverd zodra het Peppol-netwerk de aflevering bevestigt. Ververs het overzicht om de nieuwste status te zien (zie ook stap 8).