Invenza

Voor ondernemers · Stap 6 van 8

Offerte maken en omzetten naar factuur

Maak een offerte, laat ze online ondertekenen en zet ze om naar een conceptfactuur.

Een offerte vul je in zoals een factuur, maar met twee extra’s: je klant kan ze online ondertekenen, en van een aanvaarde offerte maak je met één knop een factuur.

Een offerte maken

  1. Klik in het menu op Offertes.
    Tik linksboven op ☰ en kies Offertes.

  2. Klik rechtsboven op de plusknop.
    Tik op de blauwe plusknop boven de lijst.
    Het formulier Offerte aanmaken opent.

    Het lege formulier Offerte aanmaken met de blokken Offertegegevens, Offertelijnen en Notitie en bijlagen
    Het lege formulier Offerte aanmaken met de blokken Offertegegevens, Offertelijnen en Notitie en bijlagen
    Offertedatum en vervaldatum staan al ingevuld; het offertenummer wordt pas bij het definitief maken berekend.

  3. Kies je klant bij Klant.

  4. Klik of tik onder Offertelijnen op Artikel toevoegen. Er opent een venster.

  5. Vul in dat venster de Artikelnaam (of omschrijving), het Aantal en de Prijs in en bevestig met Toevoegen.

    Het offerteformulier met een gekozen klant, één offertelijn en rechtsonder Subtotaal, Btw en Totaal
    Het offerteformulier met een gekozen klant, één offertelijn en rechtsonder Subtotaal, Btw en Totaal
    Net als bij een factuur rekent Invenza de btw en de totalen zelf uit.

  6. Klik onderaan op Offerte als concept opslaan om later verder te werken, of op Offerte definitief maken om de offerte af te werken.

Een definitieve offerte krijgt een offertenummer; daarna kun je ze laten ondertekenen of omzetten naar een factuur.

Laten ondertekenen

  1. Klik in Offertes op je offerte. Rechts schuift het detailpaneel open.
    Tik in Offertes op je offerte. Het detailscherm opent over de hele pagina; de acties staan onderaan.
    Het detailpaneel van een definitieve offerte met de blokken Gegevens, Offertelijnen en Documenten en onderaan de actieknoppen
    Het detailpaneel van een definitieve offerte met de blokken Gegevens, Offertelijnen en Documenten en onderaan de actieknoppen
    Onderaan staan de acties: Omzetten naar factuur, Ter ondertekening versturen, Dupliceren en Offerte-PDF downloaden.

  2. Klik op Ter ondertekening versturen. Het venster Offerte ter ondertekening versturen opent.

  3. Controleer het adres bij E-mail ontvanger.

    Het venster Offerte ter ondertekening versturen met het ingevulde veld E-mail ontvanger en de knoppen Annuleren en Versturen
    Het venster Offerte ter ondertekening versturen met het ingevulde veld E-mail ontvanger en de knoppen Annuleren en Versturen
    Het e-mailadres van je klant staat al ingevuld; met Versturen bevestig je, met Annuleren sluit je het venster zonder iets te doen.

  4. Klik op Versturen. Je klant krijgt een beveiligde link waarmee hij de offerte online ondertekent.

Omzetten naar factuur

  1. Klik in het detailpaneel van je offerte op Omzetten naar factuur. Het venster Offerte omzetten naar factuur opent.

  2. Kies Volledig bedrag om alle offertelijnen over te nemen, of Gedeeltelijke factuur om maar een deel te factureren.

    Het venster Offerte omzetten naar factuur met bovenaan Totaal offerte, Reeds gefactureerd en Openstaand en daaronder de keuzes Volledig bedrag en Gedeeltelijke factuur
    Het venster Offerte omzetten naar factuur met bovenaan Totaal offerte, Reeds gefactureerd en Openstaand en daaronder de keuzes Volledig bedrag en Gedeeltelijke factuur
    Bovenaan zie je wat er al gefactureerd is en wat nog openstaat; onderaan staat het bedrag dat op de factuur komt.

  3. Klik op Conceptfactuur aanmaken.

    Het scherm Factuur Bewerken met de klant en de artikelregel die uit de offerte zijn overgenomen
    Het scherm Factuur Bewerken met de klant en de artikelregel die uit de offerte zijn overgenomen
    De nieuwe factuur is nog een concept: klant en regels staan er al in, het factuurnummer volgt bij het finaliseren.

  4. Controleer de factuur en finaliseer ze zoals in stap 5.